La réussite d’un séminaire dépend en partie du choix de la salle. Cependant, il n’est pas aisé de trouver la salle idéale. Nous vous livrons quelques conseils pour trouver la salle adaptée à votre séminaire.
Plan de l'article
Bien connaitre le nombre des participants
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Le nombre de personnes qui doit participer au séminaire est un facteur déterminant dans la recherche de la salle parfaite. Ainsi, lorsque vous organisez un séminaire et que vous recherchez une salle, il faut que cette dernière soit capable d’accueillir tous vos participants. Prenez donc le temps de faire le point sur le nombre de participants. Faites une liste de ceux qui sont surs d’y assister puis ajoutez de la marge pour ceux qui n’ont pas encore confirmé leurs présences. Enfin, faire une autre liste pour d’autres personnes curieuses qui pourraient se glisser à la cérémonie.
De cette manière, vous arriverez facilement à choisir la salle parfaite en fonction du nombre de personnes qu’elle est capable d’accueillir et du nombre d’assises comme les salles Rêvez d’ailleurs.
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Tenez compte du thème du séminaire
La salle de séminaire doit être adaptée à l’esprit du séminaire. Posez-vous donc la question de savoir quel genre de séminaire vous êtes censé organiser ? Lorsque vous désirez organiser un séminaire décontracté, il serait intéressant d’opter pour un lieu simple et accessible à tous les participants, par exemple une salle lambda dans un hôtel. Mais, lorsque l’idée du séminaire sera l’occasion de féliciter vos équipes et de leur proposer une expérience spéciale, cherchez plutôt une salle capable de susciter l’effet waouh !
Cherchez à savoir si vous voulez une salle ou un lieu privatisé ou non. Ensuite, la décoration et l’organisation de la salle doivent également intégrer l’esprit du séminaire.
Optez pour une salle accessible à tous
La salle de séminaire idéale doit nécessairement être accessible à tous les participants. C’est pourquoi vous devez demander au préalable le mode de déplacement des participants au séminaire. De ce fait, vous devez privilégier lors de votre recherche la mise à disposition d’un parking par exemple lorsque la majorité doit venir en voiture. Vous pouvez opter pour une salle à proximité d’une bouche de métro si vous êtes en plein cœur d’une ville. La salle de séminaire idéale doit se situer de telle sorte à être accessible à l’ensemble de vos participants.
Ainsi, vous pouvez par exemple opter pour une salle se situant au plein cœur de la ville ou même à proximité de votre entreprise. L’idée est que personne ne doit se sentir lésé.
Faites attention à l’équipement
L’équipement disponible dans la salle que vous envisagez de privatiser pour votre séminaire est un élément déterminant du choix. Ainsi, demandez des informations allant dans ce sens en cherchant à savoir par exemple quels sont les équipements qui vous seront mis à disposition. Demandez également s’il est possible de faire une vidéo projection et les conditions à remplir. Renseignez-vous aussi sur la disponibilité d’un tableau blanc, des micros, d’une imprimante et bien évidemment de la connexion internet !
La cohérence avec votre budget
Il importe que vous soyez réaliste dans vos choix en définissant un budget pouvant satisfaire votre équipe tout en restant dans les limites raisonnables. Choisissez donc une salle en cohérence avec vos moyens et évitez d’être trop ambitieux.
Le choix de la salle de séminaire doit répondre à plusieurs critères essentiels. Ces 5 conseils devraient vous aider à bien choisir votre salle de séminaire.
